Procedure AVG Wetgeving VG d’n Oeles Tegelen

Vereniging 

Vastelaoves Gezelschap d’n Oeles is een culturele vereniging met als doel het in stand houden en bevorderen van de vastelaovend (carnaval) in Tegelen en tegenwoordig in samenwerking met diverse andere verenigingen in Groot Venlo. VG d’n Oeles hecht veel waarde aan de bescherming van de gegevens van haar leden en vrijwilligers. In deze Privacy procedure willen we een heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden en vrijwilligers te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VG d’n Oeles houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze procedure.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens;

Uw persoonsgegevens worden door VG d’n Oeles verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden;

  • Onderlinge informatie
  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen
  • Het versturen van facturen
  • Inschrijven voor bijeenkomsten
  • Het opzetten en onderhouden van een website voor VG d’n Oeles
  • Het bijhouden van de ledenlijst
  • Het bijhouden van de historie m.b.t. onderscheidingen enz.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen;

  • Voornamen
  • Roepnaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Postcode
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Rekeningnummer
  • Telefoonnummers
  • Naam partner

Verstrekking aan Derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

 

VG d’n Oeles bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of gearchiveerd dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens VG d’n Oeles van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding hiervan.
  • We gebruiken een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We versleutelen persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische mankementen.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van uw verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

 

 

Klachten

 

Mocht u klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via ons secretariaat. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacybescherming.

  1. Organigram

 

De vereniging kent leden en vrijwilligers. De leden maken deel uit van het bestuur, de Raod en/of diverse commissies.

1a. Organigram bestuur

Voorzitter                                                                                                        

Vice Voorzitter                                                                                              

Secretaris                                                                                                        

Penningmeester                                                                                          

Vorst                                                                                                                 

Ceremoniemeester                                                                                    

Bestuurslid                                                                                                      

Bestuurslid                                                                                                      

2a. Commissies

 

Optochtcommissie

Jeugdommissie

Commissie dansgarde

Sponsorcommissie

Dialect commissie

Commissie Vervoer

Commissie Bals&zittingen

Commissie website

Commissie Oeleskrant

Commissie eten en drinken

Technische commissie

Commissie pers en propaganda

Commissie kapel Tegels Blood

Onderscheidingencommissie

Commissie Prinsegarde

3a Overige leden

 

Overige leden maken deel uit van;

  • Oeleskapel Tegels Blood
  • Oeles Toekomst
  • Dansgarde
  • Senaat

4a Vrijwilligers

 

Verder kent de vereniging buiten de leden die contributie betalen een aantal vrijwilligers die geen contributie betalen en zich geheel belangeloos inzetten voor de diverse werkzaamheden binnen de commissie die verricht moeten worden.

5 NAW gegevens

 

De NAW gegevens die binnen de vereniging in gebruik zijn en dus gearchiveerd worden zijn te verdelen in;

5a Leden administratie

5b Financiële administratie

5c Accountant

5d Commissie onderscheidingen

5e Sponsoren

5f Overige commissies VG d’n Oeles

5g Externe leveranciers

5h Website

5a Leden administratie

 

De ledenadministratie is in het beheer van het secretariaat welke gebruik maakt van de diensten van een administratrice voor het bijhouden van de ledenlijsten en haar mutaties.

Archivering;  Archivering vindt plaats op de PC van het secretariaat  en de administratrice en is middels wachtwoorden beveiligd.

 

Gebruik; de NAW gegevens worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenlijsten en gebruikt voor het doen van mailings m.b.t. de activiteiten van VG d’n Oeles. Gezien het historische aspect van de vereniging beschreven in de statuten  (ST) en het huishoudelijk regelement  (HR) en tevens het protocol (PR) is het  noodzakelijk dat gegevens altijd bewaard worden. Leden krijgen volgens protocol onderscheidingen uitgereikt of krijgen ere-titels. Deze gegevens blijven in de historie bewaard.

Actie; Alle leden en vrijwilligers een formulier laten tekenen waarin men toestemming geeft dat deze gegevens gebruikt en bewaard blijven volgens beschreven regels bij gebruik. (Bijlage 1)

 

 

5b Financiële administratie

 

De financiële administratie onder het beheer van de penningmeester gebruikt dezelfde NAW gegevens zoals bijgehouden door het secretariaat. De penningmeester heeft deze gegevens nodig voor het verwerken van facturen voor contributie, eten en drinken enz. (interne facturering van kosten)

Actie; Alle leden en vrijwilligers (indien noodzakelijk) zullen hiervoor toestemming geven op het formulier volgens bijlage 1. Tevens geven zij wel of geen toestemming op dit formulier voor het plaatsen van visueel materiaal in de diverse media.

De financiële administratie beheert verder alle NAW gegevens van leveranciers om betalingen te kunnen verrichten. (leveranciers kan variëren van leveranties van materialen, diensten en artiesten)

De financiële administratie beheert verder alle NAW gegevens van sponsoren voor het sturen van de factureren.

Bewaartijd: Wettelijk 7 jaar.

Actie; De sponsoren zullen middels een formulier (bijlage 2) toestemming geven voor het bewaren van haar gegevens. Tevens toestemming of geen toestemming geven voor het plaatsen van een advertentie in de diverse media.

Archivering; Archivering vindt plaats op de PC van de penningmeester en is beveiligd met en wachtwoord. Tevens heeft de penningmeester inzicht in het systeem wat betreft VG d’n Oeles bij de accountant. Dit systeem is beveilig met een wachtwoord.

5c Accountant

 

De financiële administratie maakt gebruik van accountantskantoor Schreurs&Winter in Tegelen voor het doen van de boekhouding, belastingaangifte, BTW aangifte enz. Het accountantskantoor heeft dus inzage in dezelfde gegevens dan de financiële administratie.

Actie; Verwerkingsovereenkomst laten tekenen (bijlage 2)

5d Commissie Onderscheidingen

 

Commissie onderscheidingen is m.b.t. de NAW gegevens en de historische gegevens nauw verbonden met het secretariaat. Zie hoofdstuk 5a onderdeel gebruik.

Actie: Voorzitter commissie formulier (bijlage 3) laten tekenen.

Archivering; Archivering vindt plaats op de PC van de ledenadministratrice en is beveiligd met wachtwoord.

5e Sponsoren

De NAW gegevens van de sponsoren worden gearchiveerd binnen de sponsorcommissie en verder in de financiële administratie en zijn noodzakelijk voor het jaarlijks benaderen van de sponsoren, het opmaken van advertenties, reclame via media enz. De reden m.b.t. de financiële administratie zijn al beschreven onder punt 5b.

Archivering; Binnen de sponsorcommissie worden de gegevens gearchiveerd op de PC van de voorzitter van de commissie. Deze is beveiligd met een wachtwoord. De bewaartijd voor de financiële gegevens is wettelijk 7 jaar.

Actie; Sponsoren tekenen bijlage 2

5f Overige commissies

 

Binnen VG d’n Oeles zijn diverse commissies actief. Iedere commissie staat onder leiding van een voorzitter. Het is noodzakelijk dat de commissies beschikken over de NAW gegevens van leden van dhun eigen commissie en overige commissies om mailings m.b.t. hun commissie te laten uitgaan en contact te leggen met de overige commissies.

Actie; Iedere voorzitter tekent bijlage 3.

5g Externe leveranciers

 

Het is noodzakelijk dat externe leveranciers indien wettelijk van toepassing een verwerkingsovereenkomst tekenen en inleveren.

 

5h Website

 

De website is volgens de geldende wettelijke regels beschermd.

c

Opgemaakt;

Plaats van dagtekening;                                                                             Tegelen

Datum van dagtekening;                                                            24 mei 2018

Naam;                                                                                                C.J.A.M. Jansen

Adres;                                                                                                Hoogstraat 3

Woonplaats en postcode;                                                          5931 GA Tegelen

Functie;                                                                                             Vice-voorzitter

Mobiel;                                                                                               06-51047219

E-mail;                                                                                               veurzitter@oeles.nl